Ngày nay, sự xuất hiện của tổng đài IP đã mở ra một phương thức liên lạc mới cho các doanh nghiệp. Không chỉ mang lại lợi ích về chi phí, mà nó còn đem đến nhiều ưu điểm đáng kể trong quá trình sử dụng. Tuy nhiên, mặc dù có những lợi ích rõ ràng, vẫn còn nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ không tin tưởng sử dụng hệ thống này. Bài viết này sẽ phân tích và khẳng định một số quan niệm sai lầm phổ biến về tổng đài ảo mà các doanh nghiệp gặp phải.
Chất lượng âm thanh không được tốt
Trước đây, khi các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng hệ thống tổng đài IP vào những năm 90, vấn đề về chất lượng âm thanh thường gặp phải. Âm thanh thường bị trễ hoặc người sử dụng có thể không nghe rõ khi đối phương đang nói chuyện. Tuy nhiên, hiện nay, các nhà cung cấp đã nhận ra vấn đề này và đưa ra các giải pháp để khắc phục. Bên cạnh đó, họ cũng cung cấp các phiên bản thử nghiệm cho khách hàng để đảm bảo chất lượng âm thanh khi sử dụng hệ thống. Nhờ đó, vấn đề về chất lượng âm thanh không còn là một trở ngại lớn khi sử dụng tổng đài IP ngày nay.
Không đảm bảo được tính bảo mật
Một quan niệm sai lầm phổ biến về tổng đài IP là nó có độ bảo mật kém do hoạt động trên nền tảng internet, gây lo ngại về việc thông tin có thể bị hacker truy cập và đánh cắp. Điều này khiến nhiều doanh nghiệp mất lòng tin vào hệ thống này.
Tuy nhiên, thực tế là tổng đài IP không khác gì bất kỳ ứng dụng internet nào khác. Độ an toàn của nó phụ thuộc vào cách người dùng sử dụng. Các nhà cung cấp thường triển khai các công cụ bảo mật đa dạng để đảm bảo tính an toàn và riêng tư cho cuộc gọi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp bảo vệ khác như tường lửa, mã xác thực, và nhiều biện pháp khác. Do đó, hệ thống tổng đài IP có độ an toàn cao và được tin tưởng hơn so với các hệ thống thoại truyền thống nhờ vào các lớp bảo vệ chặt chẽ.
Không thật sự cần thiết cho doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa sử dụng hệ thống tổng đài IP vì họ cho rằng nó không cần thiết, không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, hoặc không đủ khả năng và chi phí để triển khai một hệ thống mới thay thế cách thức truyền thống. Một số người còn cho rằng hệ thống hiện tại của họ vẫn hoạt động tốt và không cần phải thay đổi.
Tuy nhiên, quá trình lắp đặt hệ thống tổng đài IP đã trở nên đơn giản và tiết kiệm chi phí hơn đối với các doanh nghiệp. Đặc biệt, hệ thống tổng đài IP giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí điện thoại, vì chi phí gọi nội bộ thường là miễn phí. Hơn nữa, phương thức này phù hợp với mọi mô hình doanh nghiệp hiện nay, từ nhỏ đến lớn.
Không có quá nhiều tính năng
Ban đầu, tổng đài IP thiếu nhiều tính năng quan trọng như gửi fax, tích hợp với các hệ thống khác và gọi khẩn cấp. Tuy nhiên, qua thời gian, các vấn đề này đã được giải quyết.
Các hệ thống tổng đài IP hiện nay đã được nâng cấp với nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp hiện đại. Bây giờ, tổng đài IP tích hợp nhiều tính năng hữu ích, bao gồm cả gửi fax kỹ thuật số để việc truyền thông trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn. Hơn nữa, với công nghệ VoIP, tổng đài IP cũng hỗ trợ việc tích hợp với hệ thống quản trị khách hàng (CRM) giúp quản lý thông tin khách hàng trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.
Không thân thiện với người dùng
Điều này đã gây ra quan điểm rằng chỉ những chuyên gia hoặc những người có kiến thức chuyên môn sâu mới có thể sử dụng tổng đài IP.
Tuy nhiên, thực tế là khi sử dụng hệ thống tổng đài IP, các doanh nghiệp chỉ cần hiểu biết về SIP (giao thức khởi tạo phiên) cơ bản và sở hữu một hệ thống điện thoại tương thích với SIP là đủ. Sau đó, việc quan trọng tiếp theo là kiểm tra kỹ lưỡng xem hệ thống internet của họ có đảm bảo chất lượng và ổn định cho việc triển khai tổng đài IP hay không. Những vấn đề phức tạp còn lại, các doanh nghiệp có thể tin tưởng giao phó cho nhà cung cấp dịch vụ để xử lý.
Trên đây là những lầm tưởng về tổng đài điện thoại IP mà các doanh nghiệp hiện nay còn gặp phải, thông qua bài viết, CLOUDPBX hy vọng các doanh nghiệp sẽ có cái nhìn khác về tổng đài IP.
Để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ tổng đài IP, vui lòng truy cập ngay: https://cloudpbx.vn/
Hoặc Hotline: 1900 6020 để được sử dụng dịch vụ tiện ích này.
