Hệ thống tổng đài là công cụ giao tiếp quan trọng của rất nhiều doanh nghiệp. Các doanh nghiệp lớn càng cần một hệ thống tổng đài đáng tin cậy để không lãng phí thời gian và đảm bảo hiệu quả làm việc. Vậy tiêu chí nào để đánh giá một hệ thống tổng đài tốt cho doanh nghiệp? Bạn có thể tìm thấy câu trả lời trong bài viết này.
Một hệ thống tổng đài doanh nghiệp tốt khi nó có thể đơn giản hóa quy trình làm việc, có khả năng mở rộng dễ dàng theo sự phát triển của công ty, có thể thiết lập nhiều chi nhánh ở nhiều địa điểm khác nhau và nhân viên có thể nhận cuộc gọi trên điện thoại di động của họ.
1. ĐỘ AN TOÀN VÀ BẢO MẬT
Một trong những tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá tổng đài tốt là độ an toàn và bảo mật của hệ thống.
Hệ thống tổng đài phải đảm bảo tính an toàn bảo mật và riêng tư của thông tin của người dùng. Để đảm bảo tính bảo mật của thông tin và cuộc gọi giữa hai bên cần được đảm bảo bằng các chính sách bảo mật, công nghệ mã hóa và việc tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật chuyên ngành. Khi sử dụng tổng đài ảo, người dùng có thể yên tâm rằng thông tin của họ sẽ được bảo vệ và không bị rò rỉ hoặc sử dụng bất hợp pháp.
2. ĐƠN GIẢN HÓA QUY TRÌNH LÀM VIỆC
Với giải pháp CloudXCS, hệ thống điện thoại của doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp cùng phần mềm quản lý thông tin khách hàng (CRM), phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP). Với cách làm này, doanh nghiệp có thể cải thiện đáng kể năng suất làm việc và tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Ví dụ, khi khách hàng cũ gọi đến tổng đài. Hệ thống CloudXCS sẽ tự động tạo ra một phiếu ghi để nhân viên ghi chú thông tin quan trọng của cuộc trò chuyện và cũng tự động lưu lại khi cuộc gọi kết thúc. Đồng thời, nhân viên này cũng có thể tra cứu lại những thông tin lịch sử của khách hàng. Bên cạnh đó, công cụ truy xuất cuộc gọi cho phép bạn kiểm tra nguồn cuộc gọi đến từ đâu để đo lường hiệu quả chiến dịch Marketing.
3. GIỮ CÁC LIÊN LẠC THÔNG SUỐT
Hầu hết hệ thống tổng đài đều cho phép nhân viên nghe và gọi từ nhiều số điện thoại khác nhau của công ty được tích hợp vào trong hệ thống. CloudPBX cũng có các tiện ích mở rộng và tính năng để lại thư thoại cho cuộc gọi nhỡ từ khách hàng.
Nhân viên tổng đài có thể chuyển cuộc gọi này đổ sang số điện thoại di động của họ, để họ có thể nhận cuộc gọi dù đang ở bất cứ đâu, dù ở nhà hay không có mặt tại văn phòng. Nhờ đó, nhân viên luôn làm chủ được công việc và vị trí làm việc trong khi hiệu quả công việc được tăng lên gấp bội.
Hệ thống tổng đài ảo cũng giúp kết nối nội bộ trở nên thuận tiện hơn. Nhân viên trong công ty có thể liên hệ với những nhân viên khác bằng việc bấm số máy nhánh. Với tổng đài CloudPBX, các liên lạc nội bộ dễ dàng, nhanh chóng và hoàn toàn miễn phí.
4. TÍNH LINH HOẠT
Hệ thống tổng đài phải có nhiều tùy chọn và tính năng linh hoạt để phù hợp với nhu cầu khác nhau của người dùng. Tính linh hoạt là một trong những đặc điểm quan trọng của tổng đài và là tiêu chí để đánh giá một tổng đài tốt.
Ngoài ra, tổng đài ảo CloudPBX cũng cung cấp các dịch vụ hỗ trợ 24/7 cho khách hàng, bao gồm hỗ trợ trực tuyến, email và hỗ trợ qua điện thoại, để giúp khách hàng giải quyết nhanh chóng các vấn đề và cung cấp sự hỗ trợ tận tình cho khách hàng. Chúng tôi tin rằng việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ linh hoạt và đáp ứng nhu cầu của khách hàng là một trong những yếu tố quan trọng để xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng.
5. CHẤT LƯỢNG CUỘC GỌI CAO
Khi cuộc gọi của bạn bị gián đoạn bởi tiếng vang hoặc bị chậm tiếng sẽ ảnh hưởng lớn đến việc giao tiếp và chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp. Để tránh điều đó, bạn cần phải chọn một hệ thống điện thoại từ nhà cung cấp uy tín có chất lượng ổn định và đường truyền tốt.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp với tiêu chí trên, tổng đài ảo CloudPBX sẽ mang đến cho bạn trải nghiệm vượt sự mong đợi. Được xây dựng và phát triển bởi đội ngũ chuyên nghiệp, hệ thống liên lạc hoàn chỉnh cho các doanh nghiệp lớn như Shopee, Tiki, CentralRetail, Gojek, Relia …
Hãy liên hệ với đội ngũ chuyên nghiệp của chúng tôi ngay hôm nay để biết thêm về các giải pháp hiệu quả mà chúng tôi có thể mang đến cho công ty của bạn. Hotline: 1900 6020.
